دليلك في إعداد الفواتير الآلية لعملك
غالبًا ما تكون السمة المميزة لنجاح الأنشطة التجارية عبر الإنترنت هي قدرة هذه الأنشطة على توسيع نطاق الإيرادات الشهرية المتكررة والتي تسمى اختصاراً MRR، ولعل وجود نظام فوترة آلي أمرًا بالغ الأهمية لضمان نمو MRR للأعمال التجارية بشكل كبير، وذلك وفقاً للكثير من التقارير في هذا السياق، والتي تشير إلى أن نسبة كبيرة من الشركات التي قامت بأتمتة أنظمة الفواتير لديها شهدت ارتفاعًا يتعدى 50٪ في متوسط الإيرادات الخاصة بها.
أهم المميزات التي يوفرها نظام الفواتير الآلية في عملك
قبل أن نتطرق إلى تفاصيل أنظمة الفواتير الآلية، وأنواعها وطريقة عملها، دعنا في البداية نعرض أهم مميزات هذه الأنظمة والتي يمكنك تحقيقها في المشروع الخاص بك بشكل موجز.
- تعمل أنظمة الفواتير الآلية على توفير الوقت والمال في المشروع.
- تساعد أنظمة الفواتير الآلية على تجنب الأخطاء المختلفة في الحسابات أو الفواتير.
- يمكنك من خلال هذه الأنظمة التعامل مع الفواتير لقاعدة عملاء كبيرة بكفاءة عالية.
- توفر أنظمة الفواتير الآلية فرصة جيدة لتيسير عمليات الدفع، وذلك من خلال توفير خيارات دفع متعددة، وأيضاً دعم عملات متعددة، ولغات متعددة.
- من أهم المميزات التي توفرها أنظمة الفواتير الآلية هو الأمان الأمثل لبيانات الدفع وبيانات العميل السرية الأخرى.
ما هي أنظمة الفواتير الآلية؟
كما يوحي الاسم، فإن أتمتة الفوترة هي عملية أتمتة متكاملة تشمل مختلف دورات الفوترة وجميع الأنشطة ذات الصلة لعملائك، وهذا يتضمن إصدار الفواتير لعملائك في الوقت المناسب، والتعامل مع نماذج الاشتراك المختلفة، والقسائم، والخصومات، وما إلى ذلك، ويعد الغرض الرئيسي من نظام الفوترة الآلي هو إعداد الفواتير تلقائيًا وإنشاء الفواتير لعملائك بشكل سريع ودقيق.
دليلك في إعداد أنظمة الفواتير الآلية
1. تعرف على نموذج الفواتير الخاص بك
هناك أنواع مختلفة من نماذج الفوترة بناءً على تكرار الفوترة ونوع الاشتراك ونوع العمل وما إلى ذلك، ومن أهم الأنواع المتاحة في هذا السياق هي فواتير الدفع الآجل، والتي تعمل على محاسبة العملاء شهريًا على أساس الخدمات أو المنتجات المشتراة، أو التي تم الحصول عليها خلال شهر، وهناك نوع آخر وهو الفواتير المتكررة أو المستندة إلى الاشتراك وهذا النوع من الفوترة يعد هو الأكثر شيوعًا بين الشركات عبر الإنترنت مثل قنوات OTT ومتاجر التجارة الإلكترونية وتطبيقات الألعاب والأخبار أو بوابات الوظائف وغيرها.
النوع الثالث من الفواتير هو المعاملات لمرة واحدة أو الفواتير المستندة إلى الطلب والتي يتم بها تحصيل الرسوم من العملاء بناءً على مشترياتهم، وهناك أيضاً الفواتير المدفوعة مسبقًا والذي يستخدم بشكل كبير بين مشغلي الاتصالات، ويتم به تحصيل رسوم من العملاء من أرصدة الدفع المسبق المتاحة لديهم.
2. اختيار أفضل مزودي الخدمة
هناك الكثير من مزودي خدمات أنظمة الفواتير الآلية في السوق، لذا أنت بحاجة إلى بحث مناسب لاختيار أفضل مزود لهذه الخدمة، والذي يلبي متطلبات عملك ويتناسب مع ميزانيتك، وعليك أن تضع في اعتبارك بعض النقاط ، مثل رسوم المعاملات التي يتقاضاها، وأيضًا إلى أي مدى يمكن أن تستوعب متطلبات الفواتير، هذا بجانب مستوى الأمان الذي توفره هذه الشركة، وغيرها من النقاط.
ويعد Stripe و Square و PayPal وما إلى ذلك من أبرز مزودي خدمة الدفع الآلي، فإذا كنت تريد حل فوترة خالٍ من المتاعب، يمكنك فقط اعتماد نظام فوترة آلي جيد ومجهز ببوابات الدفع المطلوبة، وبما يحقق لك متطلبات الدفع الخاصة بك.
3. توفير أعلى درجة من الأمان والسرية
يعد الأمان أمرًا محوريًا لأي نظام فوترة سواء كان آليًا أو يدويًا، بحيث يجب أن تضمن حماية كاملة لبيانات عملائك، ولا سيما بيانات الدفع الخاصة بهم وغيرها من المعلومات الحساسة، والتي يجب أن تكون آمنة تمامًا.
وفي أرض الواقع توجد قياسات أمنية مناسبة لاكتشاف ومنع أي احتمال لخرق البيانات أو الاحتيال في الدفع عبر الإنترنت، ولذا يجب أن تحرص بشكل كبير على على التعاقد مع شركات أو مؤسسات توفر مستوى عالٍ من الأمان والتشفير المناسب للتعامل مع المعلومات السرية للمستخدمين.
4. توفير خيارات الدفع المتعددة
غالباً ما يكون لدى العملاء تفضيلات دفع مختلفة، فقد يرغب البعض في استخدام بطاقات الائتمان، بينما يفضل البعض استخدام الإنترنت البنكي أو خيارات الدفع الأخرى، ولذا يجب أن توفر دائمًا خيارات دفع متعددة لعملائك، علاوة على ذلك، يجب التأكد من أن هذه الأنظمة تدعم عملات متعددة.
5. توفير درجة عالية من المرونة
يجب أن يكون نظام الفوترة الآلي مرنًا بما يكفي لعملك الداخلي وكذلك للمستخدمين النهائيين، على سبيل المثال إذا كنت ترغب في إضافة لغة جديدة لإنشاء الفواتير، أو عملة جديدة فيجب أن تدعمها بشكل سريع.
6. القدرة على التكامل بشكل سلس مع الأنظمة الحالية
من أهم المميزات التي يجب أن يوفرها نظام الفواتير الآلية هو القدرة على التكامل بشكل سريع وسلس مع الأنظمة القائمة في المؤسسة أو الشركة الخاصة بك، وبما لا يشكل أن مشاكل لمختلف عمليات الدفع للعملاء داخل النظام.
دليلك في إعداد الفواتير الآلية لعملك